Πολλές επιχειρήσεις θεωρούν ότι τα δεδομένα τους είναι πλήρως καλυμμένα επειδή βρίσκονται στο Microsoft 365. Η πλατφόρμα διαθέτει υψηλή διαθεσιμότητα, πολλαπλά αντίγραφα και μηχανισμούς ανάκτησης, όμως αυτά δεν απαντούν από μόνα τους σε κάθε επιχειρησιακό σενάριο απώλειας δεδομένων.
Άλλο η ανθεκτικότητα της υπηρεσίας, άλλο η διατήρηση δεδομένων για λόγους συμμόρφωσης και άλλο ένα οργανωμένο backup με συγκεκριμένα restore points, χρόνο διατήρησης και δοκιμασμένη διαδικασία επαναφοράς. Η σωστή λύση ξεκινά από το τι πρέπει να μπορεί να ανακτήσει η επιχείρηση και σε πόσο χρόνο.
Τι προστατεύει ήδη το Microsoft 365;
Το Exchange Online, το OneDrive και το SharePoint έχουν ενσωματωμένους μηχανισμούς διαθεσιμότητας και ανθεκτικότητας. Υπάρχουν επίσης recycle bins, version history, deleted-item recovery και πολιτικές retention, ανάλογα με την υπηρεσία και τη διαμόρφωση του tenant.
Αυτές οι δυνατότητες είναι πολύτιμες, αλλά δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται σαν μία ενιαία πολιτική backup. Κάθε μηχανισμός έχει διαφορετικό σκοπό, χρονικά όρια, δικαιώματα και τρόπο επαναφοράς.
Γιατί το OneDrive sync δεν είναι backup;
Ο συγχρονισμός κρατά τα αρχεία διαθέσιμα σε διαφορετικές συσκευές, αλλά μπορεί να συγχρονίσει και μια ανεπιθύμητη αλλαγή. Αν ένα αρχείο διαγραφεί, κρυπτογραφηθεί ή αντικατασταθεί, η αλλαγή μπορεί να μεταφερθεί γρήγορα σε όλα τα συγχρονισμένα σημεία.
Το version history και ο κάδος ανακύκλωσης μπορούν να βοηθήσουν σε αρκετά περιστατικά. Δεν αποτελούν όμως από μόνα τους συνολικό πλάνο ανάκτησης για μαζική αλλοίωση αρχείων, διαγραφή χρήστη ή ανάγκη επιστροφής ολόκληρου περιβάλλοντος σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή.
Retention και backup δεν εξυπηρετούν ακριβώς τον ίδιο σκοπό
Οι πολιτικές retention χρησιμοποιούνται κυρίως για να διατηρούν ή να διαγράφουν περιεχόμενο σύμφωνα με κανόνες της επιχείρησης. Είναι σημαντικές για compliance, eDiscovery και έλεγχο του κύκλου ζωής των δεδομένων.
Ένα backup σχεδιάζεται γύρω από την επαναφορά: ποιο αντικείμενο θα επανέλθει, σε ποια κατάσταση, από ποιο restore point και μέσα σε ποιο αποδεκτό χρονικό διάστημα. Η ύπαρξη retention δεν σημαίνει αυτόματα ότι το help desk μπορεί να επαναφέρει γρήγορα ένα mailbox, έναν χρήστη ή μεγάλο αριθμό SharePoint αρχείων.
Ποια δεδομένα πρέπει να μπουν στο πλάνο;
Η καταγραφή πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον Exchange Online mailboxes, shared mailboxes, OneDrive λογαριασμούς και κρίσιμα SharePoint sites. Αν το Teams χρησιμοποιείται για αρχεία, πρέπει να γνωρίζουμε σε ποιο SharePoint site αποθηκεύεται το αντίστοιχο περιεχόμενο.
Χρειάζεται επίσης απόφαση για πρώην εργαζομένους, ανενεργούς λογαριασμούς, αρχεία που ανήκουν σε συγκεκριμένους χρήστες και mailboxes που πρέπει να διατηρούνται για επιχειρησιακούς ή νομικούς λόγους.
Τα 6 σενάρια που αξίζει να ελεγχθούν
- Τυχαία διαγραφή email, φακέλου ή αρχείου
- Μαζική αλλοίωση ή κρυπτογράφηση συγχρονισμένων αρχείων
- Κακόβουλη ενέργεια από παραβιασμένο ή εσωτερικό λογαριασμό
- Διαγραφή χρήστη πριν μεταφερθούν τα εταιρικά δεδομένα του
- Λανθασμένη αλλαγή permissions ή δομής σε SharePoint
- Ανάγκη επαναφοράς σε διαφορετική τοποθεσία για έλεγχο πριν αντικατασταθούν τα ενεργά δεδομένα
Recovery Point Objective και Recovery Time Objective
Δύο απλές ερωτήσεις κάνουν τη διαφορά. Πόσα δεδομένα μπορεί να αντέξει να χάσει η επιχείρηση μεταξύ δύο restore points; Και πόσο χρόνο μπορεί να περιμένει μέχρι να επανέλθει σε λειτουργία;
Οι απαντήσεις δεν είναι ίδιες για όλους. Ένα κοινόχρηστο mailbox παραγγελιών μπορεί να χρειάζεται ταχύτερη επαναφορά από ένα παλιό αρχείο έργου. Η πολιτική backup πρέπει να ακολουθεί την πραγματική κρισιμότητα και όχι να εφαρμόζει τυφλά τον ίδιο κανόνα παντού.
Προστασία των ίδιων των backup ρυθμίσεων
Οι λογαριασμοί που διαχειρίζονται backup και restore πρέπει να είναι περιορισμένοι, να προστατεύονται με MFA και να μην χρησιμοποιούνται για καθημερινή εργασία. Οι κρίσιμες αλλαγές πολιτικής χρειάζονται καταγραφή και ειδοποίηση.
Αν ένας επιτιθέμενος αποκτήσει ταυτόχρονα πρόσβαση στα παραγωγικά δεδομένα και στη διαχείριση των αντιγράφων, η δυνατότητα ανάκτησης μπορεί να μειωθεί σημαντικά. Γι’ αυτό ο διαχωρισμός ρόλων είναι μέρος του backup design.
Το restore test είναι το πραγματικό τεστ του backup
Ένα dashboard που γράφει «successful» επιβεβαιώνει ότι εκτελέστηκε μια εργασία. Δεν αποδεικνύει ότι η επιχείρηση μπορεί να βρει και να επαναφέρει το σωστό περιεχόμενο όταν το χρειαστεί.
Σε τακτά διαστήματα πρέπει να γίνεται δοκιμαστική ανάκτηση: ένα email, ένας φάκελος OneDrive, μια βιβλιοθήκη SharePoint ή ένα πλήρες mailbox, ανάλογα με το scope. Καταγράφονται ο χρόνος, το αποτέλεσμα, τα permissions και τα βήματα που χρειάστηκαν.
Πρακτικό checklist Microsoft 365 backup
- Καταγραφή Exchange, OneDrive και SharePoint δεδομένων
- Ταξινόμηση ανά κρισιμότητα και ιδιοκτήτη
- Ορισμός περιόδου διατήρησης και συχνότητας restore points
- Έλεγχος πρώην χρηστών και shared mailboxes
- MFA και περιορισμένοι ρόλοι για backup administrators
- Ειδοποιήσεις για αποτυχίες και αλλαγές πολιτικής
- Τακτικό restore test με καταγεγραμμένο αποτέλεσμα
- Σαφής διαδικασία επικοινωνίας όταν απαιτείται ανάκτηση
Backup που ταιριάζει στη λειτουργία της επιχείρησης
Η Percento σχεδιάζει και υποστηρίζει λύσεις backup και disaster recovery μαζί με τη σωστή διαμόρφωση του Microsoft 365 για επιχειρήσεις. Ο στόχος δεν είναι απλώς να υπάρχουν αντίγραφα, αλλά να υπάρχει αποδεδειγμένος τρόπος ανάκτησης.
Ο έλεγχος μπορεί να ενταχθεί στη συνολική αξιολόγηση του IT περιβάλλοντος και στην υπηρεσία cybersecurity. Για αποτύπωση του tenant και σχεδιασμό πολιτικής, ανοίξτε ticket προς την Percento.